Les activités au sein d’une entreprise sont diverses. Les plus connues sont les offres et les services. Parmi les moins connues, vous trouverez l’organisation soirée d’entreprise. Elle est beaucoup moins fréquente au sein d’une structure, car au lieu de gagner de l’argent, elle en fait perdre à cette dernière. Sur ce, pourquoi sa mise en place est-elle importante ? De quoi s’agit-il en réalité ? Voici autant de questions qui trouveront leur réponse dans cet article.
Qu’est-ce qu’une organisation soirée d’entreprise ?
En terme clair, il s’agit de : organisation d’une soirée d’entreprise. C’est une activité qui consiste à planifier, coordonner et mettre à effet un événement à caractère social au profit des employés d’une entreprise ou d’une organisation. Elle se décline sous une multitude de formes à savoir un dîner, un cocktail, une grande fête incluant de la musique et des divertissements.
La soirée d’entreprise a pour objectif principal le renforcement des liens entre les employés. Elle vise aussi l’amélioration de l’état d’esprit de ces derniers et la mise en place d’une atmosphère de camaraderie et de communauté dans la structure. Mais de façon classique, c’est un moment de célébration (réussite de l’entreprise, reconnaissance des efforts personnels ou une nouvelle quête).
Une organisation soirée d’entreprise requiert généralement la collaboration de plusieurs personnes. Il peut s’agir d’un comité ou d’une équipe de planification qui s’active pour définir les grands points de l’événement. Ils s’énumèrent comme suit : les objectifs de la soirée, le choix du lieu de déroulement, la gestion du budget alloué et des ressources, etc.
C’est donc fort de tout ceci, qu’elle est considérée comme une opportunité permettant à une société de renforcer les liens de solidarité entre salariés. Ceci en travaillant main dans la main, en célébrant les réussites et autres.
Comment organiser une soirée d’entreprise ?
Une organisation soirée d’entreprise se présente sous un aspect bien complexe. Mais en planifiant minutieusement et en portant de l’intérêt aux détails, soyez certain d’arriver à mettre en place un événement réussi et mémorable. Pour ce faire, ces quelques étapes vous seront d’une très grande utilité.
Définition des objectifs
Pour organiser une soirée d’entreprise, tout commence par la définition des objectifs de l’événement. Ainsi, il peut s’agir de la célébration d’une réussite particulière, du lancement d’un nouveau produit, du renforcement des liens dans l’entreprise ou d’un acte de remerciement pour le travail abattu. L’objectif est le premier guide qui trace le choix de tout le reste (date, lieu, thème, activités, etc.).
Fixation de la date et du lieu
La seconde étape pour une organisation soirée d’entreprise est d’opter pour la date et le lieu de déroulement de l’événement. Ici, il importe de tenir compte des disponibilités des membres et de choisir un lieu en convenance avec le thème et le budget de l’entreprise.
Détermination d’un budget
Il faut mettre en place un budget pour l’événement. Ceci en prenant en considération les coûts de location de la salle, les fournitures, la nourriture, les boissons et le divertissement. La répartition du budget doit être faite de sorte à couvrir toutes les dépenses.
Choix du thème
Le thème peut servir pour donner du sens à la soirée et conduire à la création d’une ambiance festive. Il convient alors que son choix corresponde aux objectifs de l’événement et qu’il soit apprécié par les participants.
Planification des activités
Pour les activités de la soirée, il peut s’agir de jeux, de discours ou de présentations, d’animations musicales, de concours, de démonstrations, etc. L’essentiel, c’est de mettre en place des activités amusantes, interactives et adaptées à tous les participants.
Gestion des fournisseurs
Pour une organisation soirée entreprise, il se peut que vous faites appel à des fournisseurs pour la nourriture, les boissons, les décorations, la location de matériel ou les divertissements. Leurs services doivent être réservés à l’avance et les tarifs négociés de sorte à obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
Communication des détails de la soirée
Les employés de l’entreprise doivent être tenus informés des détails de l’événement à l’avance. Ceci y compris la date, l’heure, le lieu, le thème et les activités. L’usage des invitations formelles ou informelles, des affiches, des e-mails ou des messages sur les réseaux sociaux est permis.
Qui est chargé de l’organisation d’une soirée d’entreprise ?
Cette tâche peut être confiée à divers membres du personnel de l’entreprise. Ceci tout en prenant en considération la taille de l’entreprise et l’ampleur de l’événement. Voici quelques exemples de personnes qui pourraient être chargées de la mise en place de cet événement :
- Le responsable des ressources humaines, si l’événement est organisé pour renforcer la cohésion d’équipe ou pour récompenser les employés.
- Le responsable de la communication si l’événement est organisé pour renforcer l’image de l’entreprise ou pour promouvoir un nouveau produit.
- Le comité social et économique (CSE), si l’entreprise a plus de 50 salariés, car dans ce cas de figure, il est responsable de l’organisation de différentes activités pour les employés, dont les soirées d’entreprise.
- Un événementiel ou une agence événementielle, si l’entreprise souhaite externaliser l’organisation de leur soirée d’entreprise.
En général, lorsqu’une agence événementielle est sollicitée, elle se charge de toute l’organisation.
Quels sont les prestataires indispensables pour cet événement ?
L’organisation soirée d’entreprise requiert généralement de recourir à plusieurs prestataires pour assurer le bon déroulement de l’événement. Pour organiser une soirée d’entreprise réussie, voici quelques exemples de prestataires indispensables.
- Le lieu de réception : il doit répondre aux caractéristiques de l’événement. Cela peut être un restaurant, un hôtel, une salle de réception ou même un lieu extérieur. Il est important de choisir un lieu qui peut accueillir confortablement tous les invités sans oublier qu’il s’agit d’un facteur clé de réussite.
- Le traiteur : La nourriture est un élément à ne pas omettre dans l’organisation soirée d’entreprise. Il est essentiel de choisir un traiteur qui peut fournir une cuisine de qualité et s’adapter aux besoins alimentaires de tous les invités.
- Le service de bar : Un bon approvisionnement en boisson suivi d’une bonne gestion peut être un point fort de l’événement. Sur ce, il importe de choisir un service de bar qui puisse offrir une variété de boissons de qualité et des services professionnels.
- Le DJ ou groupe de musique : il peut être considéré comme la base pour créer une ambiance festive. Il est important de choisir un prestataire qui peut s’adapter au style de l’événement et aux goûts musicaux des invités.
- La sécurité : Pour assurer la sécurité des invités et la gestion de la foule, il est important d’avoir des agents de sécurité professionnels.
Pour une organisation soirée d’entreprise, il est aussi possible d’avoir besoin d’autres prestataires selon les besoins spécifiques de l’événement. Il peut s’agir des décorateurs, des photographes ou des vidéastes, des fournisseurs de matériel audiovisuel, des artistes pour des animations, etc.
